התנסות עם מערכת Workplace של פייסבוק לצוותי עבודה

מאת : עמי סלנט , מידען

יולי 2019 

רשתות חברתיות ייעודיות למקום העבודה החלו להיות יותר ויותר נפוצות בשנים האחרונות .

הנחת היסוד שלהן היא כי צוותי העבודה בכל מקום עבודה זקוקים לפלטפורמה שתחבר רק ביניהם, תאפשר  להם העברת קבצים ושיתוף מסמכים ותאפשר להם דו-שיח.

הפלפטפורמה המקוונת Workplace של פייסבוק הושקה לפני שנתיים והמתנתי בסבלנות עד שתצא גרסה חדשה ומעודכנת שלהם .  

עתה לאחר שהפלטפורמה Workplace עברה שדרוג החלטתי לנסות אותה במיזם שאני עובד בו עם הצוות  מאגר מידע אודות ילדים בשואה ( המיזם היחידי מסוגו בעולם).

רקע על הפלטפורמה Workplace

הפלטפורמה פותחה , כאמור , כבר ב2017 ומותקנת כיום ב30,000 ארגונים ברחבי העולם .

יש לה שתי גרסאות :

·        גרסה חופשית ללא תשלום

החבילה כוללת אפשרות שידור וידיאו בזמן אמת; שיחות קוליות ווידיאו במחשב ובטלפון; אחסון ושליחה ללא הגבלה של קבצים, תמונות וסרטונים;  הקמת קבוצות של צוותים ופרוייקטים ללא הגבלה; התממשקות לשירותי אחסון קבצים; שיתוף פעולה בין חברות. החבילה הזו ללא תשלום.

·        גרסת פרמיום בתשלום

 החבילה כוללת את כל מה שנמצא בחבילה הסטנדרטית. בנוסף גם כלים נוספים עבור ארגונים גדולים יותר, כגון: התממשקויות לספקים שונים, כלי ניטור לצוותי IT, ממשקי API שונים וכמובן גם אפשרויות תמיכה באימייל לארגונים. 

התשלום לגרסת הפריום : 3 דולר לעובד לחודש, ארגון עם אלפי עובדים ישלם רק דולר אחד לעובד לחודש .

מאפיינים

הפלטפורמה המקוונת מאפשרת התכתבות עם עובדים, שליחת הודעות, שיחות צ'אט, העברת מסמכים וקבצים ועוד.

השירות דומה מאוד לפייסבוק עצמה, אך מדובר על רשת שבה רק עובדי החברה/מקום העבודה נוכחים ולא אנשים אחרים.

היתרון הבולט של השירות הוא אופן העבודה עם Workplace – היא זהה לפייסבוק עצמה ולכן עקומת למידה במקרה זה קצרה מאוד וכך יעיל יותר עבור מרבית מקומות העבודה והארגונים.

התאמה יעילה לניידים

 אפשר להוריד גם אפליקציה של Workplace לטלפונים ניידים

רב-שיח בין עובדים וצוותים

    קיים צ'אט שנקרא Workplace chat כמו מסנג'ר של פייסבוק.

התקנה 

כיצד מתקינים את הפלטפורמה של פייסבוק במקום העבודה?

על מנת לפתוח חשבון חינם או פרימיום בתקופת ניסיון, יש להיכנס לקישור הזה: www.facebook.com/workplace. בחלק זה יש להזין כתובת אימייל לפתיחת החשבון .

חוזקות

מערכת ניהול הקבצים בפלטפורמה  Workplace הרבה יותר יעילה ונוחה לעבודה מאשר קבוצות הפייסבוק העולמי. ניתן לייצור קובץ עבודה פנימי במערכת או להעלות קובץ עבודה מתוך מערכת "האופיס" שלכם , או מתוך GOOGLE DRIVE  או מתוך DROPBOX

גודל הקבצים : 100 מ"ב

תגיות נושא

אפשר להוסיף תגיות נושא (מילות מפתח) לכל קובץ או לכל פוסט.

קישורים ועריכת פוסטים

בניגוד לפיססבוק העולמי ניתן בקלות לייצור קישורים/לינקים ולהדגיש מילים או משפטים.

יצירת קבוצה לצוות עבודה

ניתן בקלות ליצור קבוצת עבודה לכל צוות עבודה , כאשר בקבוצה ניתן בקלות להעלות קבצים , להוסיף תגיות נושא וליצור רב-שיח באמצעות Workplace chat.

ניתן גם ליצור בקלות יומן עבודה לכל צוות פרוייקט (NOTES ).

לוח אירועים

ניתן לייצור בקלות לוח אירועים במערכת המשותף לצוות או מחלקה בארגון .

חסרונות

כמו בפייסבוק העולמי , החסרון העיקרי מבחינתי כמידען הוא יכולות האיחזור (מנוע החיפוש הפנימי) של הפלטפורמה : החיפוש של מילים , משפטים או נושאים לגמרי אינו יעיל .

במידה מסויימת אולי תגיות הנושא אולי מפצות על כך , אבל כל מנהל פרוייקט חייב שתעמוד לרשותו מערכת חיפוש טובה ויעילה.

בפלטפורמה Workplace חסר פונקציה של ניהול מטלות משותף לצוות עבודה (Task management ) .

סיכום

למרות החסרון של מנוע החיפוש הפנימי בפלטפורמת Workplace של פייסבוק מצאתי כי היא יעילה וידידותית מאוד לעבודת צוות המיזם שלי. 

הפלטפורמה עשויה להתאים במיוחד לארגוני חינוך כגון צוותי מורים בביה"ס או צוותי מידענים של מרכז מידע .

יש למערכת Workplace יתרון משמעותי בהשוואה לקבוצות הפייסבוק הסגורות או הפתוחות בפייסבוק העולמי והוא מתבטא בעיקר בניהול הקבצים ויצירת ספריית קבצים עפ"י נושאים.

יתרון נוסף של מערכת Workplace של פייסבוק לבתי ספר : השימוש בה הוא חינם !!

פלטפורמות מתחרות להקמת רשת חברתית למקום עבודה

Slack

 פלטפורמת Slack פועלת לפי עיקרון של ערוצים, בהם מתכתבים האנשים הרלוונטיים להגדרה שלו. אולם, לא מדובר פה בקבוצה סגורה, כל עובד שירצה יוכל להצטרף לערוץ או לבקר בו ולקרוא את ההתכתבויות. לנושאים קצת יותר דיסקרטיים (פיתוחים עתידיים, השקות מתוכננות) מיועדות הקבוצות הפרטיות, שכל אחד יכול לפתוח. אולם ההצטרפות אליהן יכולה להיעשות רק לאחר שקיבלתם הזמנה מידי אחד החברים בה. כמובן שאתם יכולים לנהל צ'אטים פרטיים עם כל אחד מחבריכם לעבודה.

הפלטפורמות של מיקרוספט Microsoft Teams וגם  Yammer

מיקרוסופט אשר מתבססת על שילוב בין רשת חברתית מקצועית בשם Microsoft Teams עם רשת חברתית  לצוותים בשם Yammer . ניתן להיעזר בקבוצות Yammer כדי להישאר מעודכן לגבי רכיבי עבודה ופרוייקטים של הצוותים בחברה/ארגון.

"האפשרות לשתף קבצים מבלי לאלץ את המשתמשים בארגון לחפש את אותה ההודעה בכל פעם מחדש. בכל פעם שתעלו קובץ, הוא יישמר בתיקיית הקבצים, זמין לכל דורש. בנוסף, המשתמשים איתם שיתפת את הקובץ יקבלו הודעה בכל פעם שהוא מתעדכן. יותר מזה? כן, יש יותר מזה. בדומה למסמכים המשותפים של גוגל למשל, גם כאן תוכלו לערוך מסמכים יחדיו.

עוד פיצ'ר נקרא "אינבוקס" והוא מכיל… לא, לא רק הודעות אישיות, אלא את כל השיחות בהן המשתמש הוזכר. בשיטה זו אין צורך שתעברו על כל הפיד מחדש, מספיק לסרוק את האינבוקס ותוכלו לדעת במה אתם צריכים להתעסק.

קיים ממשק אדמין שדרכו ניתן לערוך פרופילים אצל משתמשים. להקשיח את המערכת ,לנהל את הקבוצות , ליצור רשת חיצונית נפרדת שיוכלו לגשת אליה משתמשים מחוץ לארגון לחסום משתמשים לקבוע מדיניות ועוד."

השילוב של מיקרוסופט בין רכיבי האופיס ומערכת  Yammer   הוא , כמובן , יעיל מאד , אך לא בהכרח ידידותי ואינטואיטיבי מבחינת העובד בחברה/ארגון.

G Suite

המתחרה העיקרית היא , גוגל , אשר המערכת שלה למקום העבודה קיבלה המיתוג החדש G Suite  ו היא מבוססת על רכיבים של רשת גוגל פלוס עם רכיבים של גוגל –דרייב וגוגל קהילות . בנוסף לכך ניתן לחבר לרשת מערכת לניהול בלוגים בפלטפורמת בלוגר של גוגל.

בהתנסות שלנו עם המערכת החדשה של גוגל מצאנו שהיא יעילה יותר בהשוואה למערכת של פייסבוק , בעיקר תודות למערכת ניהול המסמכים של גוגל דרייב והעוצמה של Google Communities וגם תודות לניהול חשבונות המייל בשרתי הג'מייל.

בניסוי שערכנו התברר כי מערכת איחזור המידע (מנוע החיפוש הפנימי ) של גוגל במערכת  G Suite  הרבה יותר יעילה בהשוואה למערכת הוורקפלייס של פייסבוק. 

מבחינת מקום העבודה חיפוש יעיל במסמכים ודליית מסמכים מדוייקת הוא שיקול משמעותי וכאן יש לפייסבוק עוד דרך ארוכה לעבור (לגוגל יש יתרון של 20 שנה בתחום זה . מקום עבודה יעדיף לייצור ספריית מסמכים או מאגר מסמכים עם כלים מדוייקים והעם תת-נושאים ברורים והמערכת של גוגל נותנת לכך מענה טוב יותר מאשר פייסבוק וגם מול מיקרוסופט.

הבעיה היא שגוגל לא מציעה שימוש  חופשי של G Suite לצוותים קטנים , אלא מיועדת בעיקר לארגונים גדולים וגם לחינוך .

המחיר של G Suite הוא 6 דולר לעובד לחודש

 -G Suite for Education יש מעל ל-70 מיליון משתמשים ברחבי העולם ( המחיר הוא 4 דולר למשתמש לחודש, כלומר משתמש שהוא איש חינוך) .
  הערה : למערכת החינוך בישראל חבילה זו אינה עולה כלל כסף והיא ניתנת באופן מלא בחינם למוסדות חינוך, כול מה שנדרש לשם כך הוא כתובת דומיין.

לקריאה נוספת ולמידע נוסף :

Facebook redesigns Workplace for improved team collaboration

How Workplace by Facebook is Taking on Slack? Comparing Chat, Call, Notification and Other Features

Why we switched from Slack to Workplace by Facebook 

Is Workplace by Facebook changing the game? My experience so far

Microsoft Teams vs. Workplace by Facebook

Workplace by Facebook is now free for education and nonprofit organizations

How teachers are using Workplace to make education

DepEd Implements Facebook Workplace

הפצת תכנים מקצועיים ברשתות חברתיות , תועלות וחסרונות

 מאת : עמי סלנט , מידען

כל מי שעוסק במידענות חקרנית או במחקר בכלל נדרש להפיץ את התכנים המקצועיים שלו למתעניינים ולקהילה המקצועית הרחבה אליה הוא קשור. החוקרים זקוקים לפלטפורמה ולאמצעי של כתבי עת מדעיים, אנשי התוכן והמידענים זקוקים לפלטפורמות דיגיטליות או מודפסות להפצת המידע . 

בשנות ה-90 כאשר לימדתי באוניברסיטאות את הקורסים מאגרי מידע טכנולוגים ומאגרי המידע במדעי החברה והכלכלה הדגמתי את החשיבות של שני ערוצי ההפצה אז , מערכות SDI   Selective dissemination of information -"SDI"  וניוזלטרים חודשיים או או דו-שבועיים .

האפקטיביות של ערוצי הפצה אלו במדידה ממוצעת בקרב צרכנים טכנולוגיים או אקדמאיים הגיעה אז ל60% .

מאז חלו שינויים כבירים בעולם , רשת האינטרנט עלתה לגדולה , עולם הבלוגים החל להתפתח במהירות ובשנים האחרונות הנהר של הרשתות החברתיות שוצף וקוצף ומרביתינו טובעים בו .

כמי שעוסק בייצור תכנים דיגיטליים ( לי ולצוות העובד במחיצתי יש 8 אתרים ובלוגים פעילים :  ידע וסקרנות טכנולוגית, רגעים היסטוריים , חיים של אחרים: ביוגרפיות וסיפורי חיים , מגזין הערים הסמויות מן העין , ילדים בשואה, פורטל הגורם האנושי  , פורטל תחקירים ביוגראפיים , איים בזרם, המרפסת של עמי סלנט – תמונת הידע המידעני ) הסתנוורתי כמו כולם מהרשתות החברתיות וניסיתי לנצל אותם לצורך הפצת התכנים .

פתחתי בפייסבוק כמה וכמה דפים יעודיים וגם 2 קבוצות עניין . כל סקירה חדשה שהתפרסמה באתרים פורסמה  במקביל כפוסט באחד הדפים היעודיים או בקבוצות העניין .

פעילות ההפצה ברשתות החברתיות כללה את טוויטר , פייסבוק , פינטרסט וטאמבלר .

במקביל המשיכו כל הבלוגים והניוזלטרים שלי לפעול ולהפיץ מידע לכל מי שנרשם שם והשאיר כתובת של דואר אלקטרוני.

בשנה האחרונה ביקשתי לבדוק מה היא באמת האפקטיביות של הרשתות החברתיות בין ערוצי ההפצה האחרים שלי ( ניוזלטרים, בלוגים ) .

התקנתי גוגל-אנליטקס בכל האתרים והבלוגים שלי והפעלתי כלים ממוחשבים של פייסבוק וטוויטר למדידת ה Engagement של הפוסטים השונים בקבוצות ובדפים.

כמו כן התחלתי לנטר גם כמה דפי פייסבוק של עמיתים , כגון הדף של פרופסור דוד אסף ( אוניברסיטת תל אביב ) , הדף  הבינלאומי של המידענית טארה קלישין (Tara Calishain) גם בפייסבוק וגם בטוויטר.  הדף של פורטל מס"ע  בפייסבוק המפעיל גם ניוזלטר ( מכון מופ"ת).

מבחינה מתודולוגית יש לעמיתים אלו גם בלוגים נפוצים מאוד בארץ ובעולם.

המדידה שלי התבססה בעיקרה על אינטרקציה אקטיבית

• כתיבת תגובה
• שיתוף
• לייק

לא מדדתי אינטרקציה פסיבית

• צפייה שקטה בפוסט
• צפייה שקטה בסרטון
• קליק על קישור

כמו כן , בדקתי את השפעת העיתוי של הפצת הפוסטים ברשתות החברתיות , מתי יש יותר צפיות בבוקר , אחר הצהריים או בערב ?

הממצאים

הניטור שלי נמשך ברציפות כמעט שנה ולהלן הממצאים :

בדפים היעודים בפייסבוק , כגון דף רגעים היסטוריים ,  מגזין הקישורים הסמויים מן העין , והגורם האנושי הגיע שיעור הצפייה אחר תכנים חדשים ל4% .

בטיים-ליין שלי הגיע שיעור הצפייה אחר התכנים חדשים  ל2% .

בקבוצת הפייסבוק שאני מנהל ( ניהול תוכן דיגיטלי עם 5,000 חברים) הגיע שיעור הצפייה  הממוצע ל6% .

בדף הטוויטר שלי הגיע שיעור הצפייה  ל25%.

בדפי הפינטרסט שלי , שהם בעיקרם פוסטים ויזואליים , הגיע שיעור התפוצה ל10% .

תוצאות דומות פחות או יותר קיבלתי מעמיתי שמנהלים גם הם בלוגים ודפים בפייסבוק ובטוויטר .

מי יעיל יותר בהפצה של תכנים מקצועיים ? הרשתות החברתיות או הבלוגים/ניוזלטרים  

לשם השוואה יצויין כי שיעור הצפייה בבלוגים ובניוזלטרים שלי באותה תקופה היה כדלקמן :

רגעים היסטוריים : 30%

ילדים בשואה – 40%

ידע וסקרנות טכנולוגית – 30%

 חיים של אחרים ביוגרפיות וסיפורי חיים – 25%

המרפסת של עמי סלנט – תמונת הידע המידעני – 40%

איים בזרם – 20%

מגזין הערים הסמויות מן העין – 30%

מרבית הקוראים הגיעו לבלוגים ולאתרים הנ"ל דרך המייל ולא דרך הפייסבוק. 

 עוד יצויין כי במשך חודש ימים עשיתי גם ניסיון להפיץ בחלק מהדפים בפייסבוק את התכנים בתשלום וראה זה פלא שיעור הצפייה עלה משמעותית והגיע לעתים ל20% .

 על פניו נראה כי פייסבוק וטוויטר משאירים את הצפייה של ההמונים סביב ה6%-4% כדי להניע אותנו להפעיל את מנגנון ההפצה בתשלום ( כ60 דולר לפוסט למשך 4 ימים) .   

ניתן לראות מההשוואה כי למעט הרשת החברתית  טוויטר , יש לבלוגים וניוזלטרים אפקטיביות רבה יותר בהפצת תכנים מקצועיים , כלומר תרומת הרשתות החברתיות , ובמיוחד פייסבוק היא שולית יחסית למאמצי ההפצה של תכנים מקצועיים ולא בכדי החליטו לפני שנה אנשי האתר המרתק אלכסון לרדת מפייסבוק ולהישאר רק בטוויטר ( במקביל הם חיזקו את מערכת הניוזלטרים שלהם).

טוויטר היא רשת חברתית יותר ממוקדת וגם הפצת מידע מקצועי בה , לכן , בדרך כלל יותר ממוקדת .

חזרתם של הניוזלטרים

אין זה מפליא כי בשנתיים האחרונות הולכת ומתחזקת מערכת הפצת התכנים המקצועית רב-מסר

אנשים הבינו כי ניוזלטרים אפקטיביים יותר לארגונים ולבעלי אתרים.

מה חושבים מומחי תוכן דיגיטלי אחרים בישראל בנושא זה ?

כותבת מעין אלכסנדר , אחת ממנהלות התוכן הדיגיטלי  המובילות בישראל :

"עוד קריטריון חשוב להפצת מידע וידע הוא זמינות התוכן ואפשרות לאיחזור לאורך זמן. ברוב הרשתות החברתיות ובמיוחד בפייסבוק, קשה לאחזר תוכן לאחר כמה ימים ובוודאי שיותר מזה. בבלוגים שבנויים היטב, התוכן מתאנדקס במנועי חיפוש וזמין גם חודשים ושנים לאחר פרסומם. זה לא נדיר למצוא פוסטים בבלוגים שצוברים פופולריות הלכה למעשה: אם המידע שימושי וקוראים מגיבים ומשתפים את המידע, הפוסטים יעלו במקום גבוה יותר בתוצאות וימשכו עוד קוראים." 

מעין אלכסנדר ממליצה גם לקרוא את הסקירה הזו , כאן בקישור 

ומה לגבי שאלת העיתוי של הפצת הפוסטים ברשתות החברתיות?

יש יתרון קל להעלאת הפוסטים בשעות הערב עד 20:00 ומ 22:00 עד 24:00 , בשעות האלו הייתה הצפייה גדולה ב15 אחוז בהשוואה לבוקר ולפני הצהריים. אבל עדיין טווח הקוראים שלי ושל עמיתי לא עבר את מעגל ה2-6 אחוזים. 

סיכום

האפקטיביות של הפצת תכנים מקצועיים ברשתות חברתיות היא נמוכה למדי , במיוחד בפייסבוק. עדיין הניוזלטרים הוותיקים והבלוגים אפקטיביים יותר להפצת מידע מקצועי כי הם מגיעים ל20 עד 30 אחוז מן המשתמשים בהשוואה ל4- 8 אחוזים ברשתות חברתיות .

לעולם לא נגיע לשיעור יעילות של 60%  בהפצת התכנים כמו בשנות ה90 כי העולם נעשה רווי  ומוצף במידע אינסופי . עומס המידע נותן את אותותיו על כל משתמש , במיוחד אלו שטובעים ברשתות החברתיות . הפייסבוק והטוויטר הם לא תחליף לבלוג או ניוזלטר שהמידע בו יציב ולא שוצף וקוצף .

ככל שכמות המשתמשים ברשתות החברתיות גדלה כך פחות אנשים רואים את הפוסט שכתבתם והפצתם.

אין להבין מסקירה זו כי פעילות ברשתות חברתיות היא מיותרת , להפך , אבל בהחלט יש להכיר בכך כי לרשתות החברתיות מגבלות מבחינת הגעה והפצה למעגלים נרחבים והולמים של משתמשים סקרנים.

מקורות ומחקרים שקראתי לצורך הניסוי שלי :

Facebook Reach in 2018: How Many Fans Actually See ..

Only 10% of Your Friends See Your Facebook Posts, And Only 1% Like It.

Facebook Page Engagement Has Dropped 50%

The Disappearance of Organic Reach on Facebook

למה הפרסום בפייסבוק מתייקר והחשיפה האורגנית ממשיכה לרדת (קראתי בעקבות המלצת מנהלת התוכן מעין אלכסנדר)

JOHN, L. K. et al. What’s the Value of a Like? Harvard Business Review, [s. l.], v. 95, n. 2, p. 108–115, 2017

Sloan L, Morgan J, Burnap P, Williams M. Who Tweets? Deriving the 

Demographic Characteristics of Age, Occupation and Social Class from Twitter 

User Meta-Data. PLoS ONE. 2015;10(3):1-20.

Bakshy, E., Rosenn, I., Marlow, C., & Adamic, L. (2012). The role of social networks in information diffusion. In Proceedings of the 21st international conference on World Wide Web (pp. 519—528).

Gironda JT, Korgaonkar PK. Understanding consumers’ social networking site usage. Journal of Marketing Management. 2014;30(5-6):571-605.

Using Social Media for Knowledge Dissemination

By Leah Crockett

שינויים באלגוריתם של פייסבוק- כל מה שחשוב לדעת וכדאי לעשות

הפצת תוכן בשלוש דרכים