התנסות עם מערכת Workplace של פייסבוק לצוותי עבודה

מאת : עמי סלנט , מידען

יולי 2019 

רשתות חברתיות ייעודיות למקום העבודה החלו להיות יותר ויותר נפוצות בשנים האחרונות .

הנחת היסוד שלהן היא כי צוותי העבודה בכל מקום עבודה זקוקים לפלטפורמה שתחבר רק ביניהם, תאפשר  להם העברת קבצים ושיתוף מסמכים ותאפשר להם דו-שיח.

הפלפטפורמה המקוונת Workplace של פייסבוק הושקה לפני שנתיים והמתנתי בסבלנות עד שתצא גרסה חדשה ומעודכנת שלהם .  

עתה לאחר שהפלטפורמה Workplace עברה שדרוג החלטתי לנסות אותה במיזם שאני עובד בו עם הצוות  מאגר מידע אודות ילדים בשואה ( המיזם היחידי מסוגו בעולם).

רקע על הפלטפורמה Workplace

הפלטפורמה פותחה , כאמור , כבר ב2017 ומותקנת כיום ב30,000 ארגונים ברחבי העולם .

יש לה שתי גרסאות :

·        גרסה חופשית ללא תשלום

החבילה כוללת אפשרות שידור וידיאו בזמן אמת; שיחות קוליות ווידיאו במחשב ובטלפון; אחסון ושליחה ללא הגבלה של קבצים, תמונות וסרטונים;  הקמת קבוצות של צוותים ופרוייקטים ללא הגבלה; התממשקות לשירותי אחסון קבצים; שיתוף פעולה בין חברות. החבילה הזו ללא תשלום.

·        גרסת פרמיום בתשלום

 החבילה כוללת את כל מה שנמצא בחבילה הסטנדרטית. בנוסף גם כלים נוספים עבור ארגונים גדולים יותר, כגון: התממשקויות לספקים שונים, כלי ניטור לצוותי IT, ממשקי API שונים וכמובן גם אפשרויות תמיכה באימייל לארגונים. 

התשלום לגרסת הפריום : 3 דולר לעובד לחודש, ארגון עם אלפי עובדים ישלם רק דולר אחד לעובד לחודש .

מאפיינים

הפלטפורמה המקוונת מאפשרת התכתבות עם עובדים, שליחת הודעות, שיחות צ'אט, העברת מסמכים וקבצים ועוד.

השירות דומה מאוד לפייסבוק עצמה, אך מדובר על רשת שבה רק עובדי החברה/מקום העבודה נוכחים ולא אנשים אחרים.

היתרון הבולט של השירות הוא אופן העבודה עם Workplace – היא זהה לפייסבוק עצמה ולכן עקומת למידה במקרה זה קצרה מאוד וכך יעיל יותר עבור מרבית מקומות העבודה והארגונים.

התאמה יעילה לניידים

 אפשר להוריד גם אפליקציה של Workplace לטלפונים ניידים

רב-שיח בין עובדים וצוותים

    קיים צ'אט שנקרא Workplace chat כמו מסנג'ר של פייסבוק.

התקנה 

כיצד מתקינים את הפלטפורמה של פייסבוק במקום העבודה?

על מנת לפתוח חשבון חינם או פרימיום בתקופת ניסיון, יש להיכנס לקישור הזה: www.facebook.com/workplace. בחלק זה יש להזין כתובת אימייל לפתיחת החשבון .

חוזקות

מערכת ניהול הקבצים בפלטפורמה  Workplace הרבה יותר יעילה ונוחה לעבודה מאשר קבוצות הפייסבוק העולמי. ניתן לייצור קובץ עבודה פנימי במערכת או להעלות קובץ עבודה מתוך מערכת "האופיס" שלכם , או מתוך GOOGLE DRIVE  או מתוך DROPBOX

גודל הקבצים : 100 מ"ב

תגיות נושא

אפשר להוסיף תגיות נושא (מילות מפתח) לכל קובץ או לכל פוסט.

קישורים ועריכת פוסטים

בניגוד לפיססבוק העולמי ניתן בקלות לייצור קישורים/לינקים ולהדגיש מילים או משפטים.

יצירת קבוצה לצוות עבודה

ניתן בקלות ליצור קבוצת עבודה לכל צוות עבודה , כאשר בקבוצה ניתן בקלות להעלות קבצים , להוסיף תגיות נושא וליצור רב-שיח באמצעות Workplace chat.

ניתן גם ליצור בקלות יומן עבודה לכל צוות פרוייקט (NOTES ).

לוח אירועים

ניתן לייצור בקלות לוח אירועים במערכת המשותף לצוות או מחלקה בארגון .

חסרונות

כמו בפייסבוק העולמי , החסרון העיקרי מבחינתי כמידען הוא יכולות האיחזור (מנוע החיפוש הפנימי) של הפלטפורמה : החיפוש של מילים , משפטים או נושאים לגמרי אינו יעיל .

במידה מסויימת אולי תגיות הנושא אולי מפצות על כך , אבל כל מנהל פרוייקט חייב שתעמוד לרשותו מערכת חיפוש טובה ויעילה.

בפלטפורמה Workplace חסר פונקציה של ניהול מטלות משותף לצוות עבודה (Task management ) .

סיכום

למרות החסרון של מנוע החיפוש הפנימי בפלטפורמת Workplace של פייסבוק מצאתי כי היא יעילה וידידותית מאוד לעבודת צוות המיזם שלי. 

הפלטפורמה עשויה להתאים במיוחד לארגוני חינוך כגון צוותי מורים בביה"ס או צוותי מידענים של מרכז מידע .

יש למערכת Workplace יתרון משמעותי בהשוואה לקבוצות הפייסבוק הסגורות או הפתוחות בפייסבוק העולמי והוא מתבטא בעיקר בניהול הקבצים ויצירת ספריית קבצים עפ"י נושאים.

יתרון נוסף של מערכת Workplace של פייסבוק לבתי ספר : השימוש בה הוא חינם !!

פלטפורמות מתחרות להקמת רשת חברתית למקום עבודה

Slack

 פלטפורמת Slack פועלת לפי עיקרון של ערוצים, בהם מתכתבים האנשים הרלוונטיים להגדרה שלו. אולם, לא מדובר פה בקבוצה סגורה, כל עובד שירצה יוכל להצטרף לערוץ או לבקר בו ולקרוא את ההתכתבויות. לנושאים קצת יותר דיסקרטיים (פיתוחים עתידיים, השקות מתוכננות) מיועדות הקבוצות הפרטיות, שכל אחד יכול לפתוח. אולם ההצטרפות אליהן יכולה להיעשות רק לאחר שקיבלתם הזמנה מידי אחד החברים בה. כמובן שאתם יכולים לנהל צ'אטים פרטיים עם כל אחד מחבריכם לעבודה.

הפלטפורמות של מיקרוספט Microsoft Teams וגם  Yammer

מיקרוסופט אשר מתבססת על שילוב בין רשת חברתית מקצועית בשם Microsoft Teams עם רשת חברתית  לצוותים בשם Yammer . ניתן להיעזר בקבוצות Yammer כדי להישאר מעודכן לגבי רכיבי עבודה ופרוייקטים של הצוותים בחברה/ארגון.

"האפשרות לשתף קבצים מבלי לאלץ את המשתמשים בארגון לחפש את אותה ההודעה בכל פעם מחדש. בכל פעם שתעלו קובץ, הוא יישמר בתיקיית הקבצים, זמין לכל דורש. בנוסף, המשתמשים איתם שיתפת את הקובץ יקבלו הודעה בכל פעם שהוא מתעדכן. יותר מזה? כן, יש יותר מזה. בדומה למסמכים המשותפים של גוגל למשל, גם כאן תוכלו לערוך מסמכים יחדיו.

עוד פיצ'ר נקרא "אינבוקס" והוא מכיל… לא, לא רק הודעות אישיות, אלא את כל השיחות בהן המשתמש הוזכר. בשיטה זו אין צורך שתעברו על כל הפיד מחדש, מספיק לסרוק את האינבוקס ותוכלו לדעת במה אתם צריכים להתעסק.

קיים ממשק אדמין שדרכו ניתן לערוך פרופילים אצל משתמשים. להקשיח את המערכת ,לנהל את הקבוצות , ליצור רשת חיצונית נפרדת שיוכלו לגשת אליה משתמשים מחוץ לארגון לחסום משתמשים לקבוע מדיניות ועוד."

השילוב של מיקרוסופט בין רכיבי האופיס ומערכת  Yammer   הוא , כמובן , יעיל מאד , אך לא בהכרח ידידותי ואינטואיטיבי מבחינת העובד בחברה/ארגון.

G Suite

המתחרה העיקרית היא , גוגל , אשר המערכת שלה למקום העבודה קיבלה המיתוג החדש G Suite  ו היא מבוססת על רכיבים של רשת גוגל פלוס עם רכיבים של גוגל –דרייב וגוגל קהילות . בנוסף לכך ניתן לחבר לרשת מערכת לניהול בלוגים בפלטפורמת בלוגר של גוגל.

בהתנסות שלנו עם המערכת החדשה של גוגל מצאנו שהיא יעילה יותר בהשוואה למערכת של פייסבוק , בעיקר תודות למערכת ניהול המסמכים של גוגל דרייב והעוצמה של Google Communities וגם תודות לניהול חשבונות המייל בשרתי הג'מייל.

בניסוי שערכנו התברר כי מערכת איחזור המידע (מנוע החיפוש הפנימי ) של גוגל במערכת  G Suite  הרבה יותר יעילה בהשוואה למערכת הוורקפלייס של פייסבוק. 

מבחינת מקום העבודה חיפוש יעיל במסמכים ודליית מסמכים מדוייקת הוא שיקול משמעותי וכאן יש לפייסבוק עוד דרך ארוכה לעבור (לגוגל יש יתרון של 20 שנה בתחום זה . מקום עבודה יעדיף לייצור ספריית מסמכים או מאגר מסמכים עם כלים מדוייקים והעם תת-נושאים ברורים והמערכת של גוגל נותנת לכך מענה טוב יותר מאשר פייסבוק וגם מול מיקרוסופט.

הבעיה היא שגוגל לא מציעה שימוש  חופשי של G Suite לצוותים קטנים , אלא מיועדת בעיקר לארגונים גדולים וגם לחינוך .

המחיר של G Suite הוא 6 דולר לעובד לחודש

 -G Suite for Education יש מעל ל-70 מיליון משתמשים ברחבי העולם ( המחיר הוא 4 דולר למשתמש לחודש, כלומר משתמש שהוא איש חינוך) .
  הערה : למערכת החינוך בישראל חבילה זו אינה עולה כלל כסף והיא ניתנת באופן מלא בחינם למוסדות חינוך, כול מה שנדרש לשם כך הוא כתובת דומיין.

לקריאה נוספת ולמידע נוסף :

Facebook redesigns Workplace for improved team collaboration

How Workplace by Facebook is Taking on Slack? Comparing Chat, Call, Notification and Other Features

Why we switched from Slack to Workplace by Facebook 

Is Workplace by Facebook changing the game? My experience so far

Microsoft Teams vs. Workplace by Facebook

Workplace by Facebook is now free for education and nonprofit organizations

How teachers are using Workplace to make education

DepEd Implements Facebook Workplace