הויקי הארגוני שנדחק לשוליים של עולם התאגידים והארגונים בעשור האחרון מתעורר מחדש

 

הויקי ארגוני שנדחק לשוליים של עולם התאגידים והארגונים בעשור האחרון מתעורר מחדש בעיקר בזכות פלטפורמות דיגיטליות חדשניות שהן הרבה יותר אינטואיטיביות וידידותיות ( ראו בהמשך )  .

 

   Wiki  ארגוני– פלטפורמה שיתופית המאפשרת למצוא לשתף ולהשתמש במידע. עוזר לצוותים ללמוד ולעבוד במרחב פתוח תוך שיתופי פעולה המקדמים את תהליך ניהול הידע בארגון.

מומחים בעולם מצביעים על כך ,כיום,  שוויקי  "עובד היטב בעולם הארגוני מכיוון שהוא פותר שני תחומים בעייתיים":

" הצורך בשיתוף פעולה פנימי וניהול מסמכים".

היתרון הגדול ביותר של ויקי פנימי לעסקים  ולארגונים הוא היכולת של משתמשים/צוותים להוסיף או לערוך מידע תוך כדי תנועה. כל מי שיש לו גישה לויקי הארגוני יכול לעדכן תוכן ללא פערי זמן וללא צורך בהתערבות מנהלית. כל השינויים  במאגר הידע מעודכנים  באופן מיידי.

 

ויקי ארגוני הוא בסיס ידע שיתופי הנוצר במסגרת ארגונית ותומך בתהליכי פיתוח הידע, הלמידה, וניהול הידע בארגון. גישת הויקי מכילה יתרונות רבים, כאשר משתמשים בה באופן מושכל, בניהם פיתוח תשתית ידע רשתית נגישה ושיתופית בה עושים עובדי הארגון שימוש בשגרה.

הצלחת רעיון הויקי בראשית שנות ה-2000, בין השאר סביב הצמיחה של מיזמי ויקימדיה (ויקיפדיה, ויקי-שיתוף וכיוב'), אפשרה את הצמיחה של גישה בניהול ידע הרואה בהטמעה של ויקי בארגונים פתרון לסוגיות נרחבות של פיתוח ושימור ידע בארגונים. כוחו של הויקי, מול גישות אחרות לניהול הידע בארגון, נובע מכך שהפלטפורמה מתעצבת לאור הקשרי העבודה, מלמטה למעלה ומאפשרת שיתופי פעולה חוצי מערכים.

רשתיות - אחת היכולות הבסיסיות של תוכנות ויקי היא הצגה של מידע רב באופן שטוח ורשתי על בסיס מערכת הקשרים בין רכיבי המידע (כמו הקישורים בין ערכים בויקיפדיה). ניתן לראות את הרשתיות של הויקי כבעלת מספר היבטים:

• ידע רשתי - הויקי מאפשר ליצור תשתית ידע מרושתת שבנויה על קישורים ענייניים ברמה הרוחבית בין האלמנטים ולא רק על בסיס מבנה היררכי.

מקור וקרדיט :

אתר דואלוג  

 

דוגמא לתוכנה חדשנית שהביאה תחייה לויקי הארגוני

 slab

וויקי ארגוני

 Slab  הוא כלי פנטסטי של WIKI ארגוני  

הכלי  הדיגיטלי  הזה  מיושם בהצלחה ביותר מ-7000 חברות ברחבי העולם. הוא כולל לוחות  דיגיטליים לניהול , לארגון ולבקרת תוכן  עם היכולת להשתלב עם כלים  דיגיטליים אחרים כגון  Slack, Dropbox  ועוד  .

לא רק זה, אלא שגם  Slab מארגן את התוכן שלך או של הצוות לפי נושאים, מה שהופך אותו לשיטתי מאוד . יכולות נוספות הן אנליטיקות  שמסייעות לצוותים בעבודה  להבין  טוב יותר את המידע במאגר הידע שלהם ושל האארגון .

חלק מתכונות המפתח של Slab כוללות:

 • -Slabל ממשק אינטואיטיבי שקל לנווט בו ומאפשר לך לגשת לתוכן בצורה נוחה.

•  יש לו אינטגרציה עם כלים אחרים של בסיס ידע וחיפושים בכל אחד מהם.

•  מארגן תוכן בנושאים במקום בתיקיות.

למידע נוסף

 

עוד פלטפורמה דיגיטילית מוצלחת לויקי ארגוני

 Notion

Notion for wikis

Notion, המשמש צוותים בחברות בעלות מיליארדי דולרים כמו IBM, Spotify, Pixar ועוד, הוא אחד מכלי ה-Wiki הטובים ביותר בשוק.

התכונה המרכזית שמייחדת את Notion מרוב כלי ויקי אחרים היא הממשק הגמיש הניתן להתאמה אישית או צוותית. אתם מקבלים את הבחירה ליצור דפים  על פי תבניות  שונות, ולקנן בתוכם דפים אחרים.

 

ל-Notion יש תכונות חיוניות מרשימות, ביניהן:

 

• ·       גרסת אפליקציה למחשב שולחני ולנייד עם יכולות לאיסוף מידע דיגיטלי
• ·       אלפי תבניות שאתה או הצוות בעבודה יכולים לבחור ולהתאים אישית.
• ·       יותר מ-500 אפליקציות משובצות כמו YouTube כדי להפוך את הדפים לאינטראקטיביים יותר.

Notion for wikis

 

סקירה באנגלית אודות הפלטפורמות הדיגיטליות המועילות ביותר לוויקי ארגוני כיום (קישור)

The Top 8 Team Wiki Tools You Can Use to Improve Productivity

 

התפתחות קהילות הידע בעבר וכיום

ליקוט ועריכה : עמי סלנט , מידען

מבוא

קהילות ידע קיימות כבר מאז ימי האינטרנט , אך בשנתיים האחרונות יש שינוי בדפוסי פעילותן בהשראת פלטפורמות טכנולוגיות חדשניות וגם בגלל ההכרה הגוברת של ארגונים וחברות בחשיבותן. יחד עם זאת , אין קיצור דרך להצלחת  קהילת ידע והתהליך יכול לקחת שנים כפי שניתן בסקירת המקורות שליקטנו ואצרנו כאן בסקירה שלפניכם.

החשיבות של בניית ידע שיתופי

הפעילות שמייצרים חברי הקבוצה היא לא פעילות למידה פרטנית, אלא אינטראקציה קבוצתית של שיתוף ומשא ומתן.

התהליך גם מגדיר ידע הנבנה במשותף על ידי הפרטים שבקהילה ומקבל ...מאחורי שיתופית נתמכת טכנולוגיה עומדת תאוריית הלימוד החברתי של לב ויגוצקי המדברת על ידע שיתופי .

 לב ויגוצקי הוא גם אבי עקרון ה-Zone of proximal development - אזור היכולת הפוטנציאלית של הלומד, שבו הוא מסוגל לפעול באמצעות תיווך ותמיכה מצד אדם אחר. בהקשר זה נתפסים הפרטים המשתתפים בלמידה חברתית כמי שמסוגלים לתמוך זה בזה, על פי הידע שלהם בכל תחום. קהילת למידה כוללת ניהול דיונים, פתרון בעיות משותפות, למידה דיפרנציאלית על פי העניין של המשתתפים, חקר מקרים ועוד.

Communities of practice

קהילות מקצועיות של שיתוף ידע  הן נקראות  Communities of Practice  מונח שטבע ב 1991 החוקר אטיאן ואנגר, כחלק מחקר למידה חברתית). מטרת הקהילות האלה להשתמש בידע הנמצא בארגון, ולא אחת לא מצליח לעבור ממחלקה למחלקה.

כשמתחילים לשתף ידע, שיטות, לחלוק אתגרים – קורים דברים נהדרים מבחינה מקצועית, העובדים כבר לא מרגישים לבד עם האתגר, וכל הארגון  יוצא נשכר מכך.

חשיבותן של קהילות מעשה גדולה במיוחד בארגונים שבהם ניהול הידע הפורמלי אינו מספק. הסיכוי לשיתוף וזרימה של ידע ומידע עולה אם יש לקהילות תמיכה; החדשנות הארגונית נוצרת באינטראקציה בין קהילות מעשה לבין עצמן ובקווי הגבול בינן לבין סביבתן. ההיווצרות המיטבית של קהילות אלו היא היווצרות ספונטנית, אך אפשר גם לזהות אקלים ותנאים ארגוניים המעודדים אותן. קהילות מעשה הן בעצם בריתות של שותפים למקצוע, לתפקיד או לדרך, המתכנסים יחד כדי לברר סוגיות הקשורות בעבודתם וכדי ליצור אופק להתחדשות.

תנאי הצלחה של קהילות מעשה

פרקטיקות משותפות - הכוונה היא לפתח ולקדם את ההתנסות של חברי קהילת המעשה באותה הפרקטיקה ובאותו הזמן.  פרקטיקה כזו יכולה להיות חברות בקבוצת דיון או מפגשי עמיתים לדוגמא. על כן חשוב כי כל חברי הקהילה יהיו מעורבים, תורמים ונתרמים מהמידע והשיתוף.

רפרטואר משותף - תוצרים משותפים הנוצרים בעת פעילותה של קהילת המעשה. תוצרים אלה יכולים להיות מאמרים, מצגות, טקסים וכדומה.

קהילות ידע בארגונים יכולות להיות חלק חשוב בשיתוף הידע בתוך הארגון.  גם כאן חשוב להבחין בין קהילות ידע וצוותים. ההבדל העיקרי הוא כנראה שלקהילת ידע מצטרפים רק בהתנדבות, ואילו צוותים הם מובנים בתוך הארגון. בחברת בואינג קיימות קהילות ידע שמסייעות לפתור בעיות. ואחת הדוגמאות הבולטות היא הבנק העולמי, בו מעל 100 קהילות כאלה.

וונגר (1998, Wenger) בחן את השפעת ההסדרה העצמית על רכיבי קהילות המעשה לעומת השפעת הניהול והבקרה החיצוניים. הוא הראה כי ניהול חיצוני פוגע בתשוקה המשותפת ובמידת האמון ואינו משנה את מידת העניין המשותף. אם חברי קהילה אינם חשים שהקהילה היא קהילה שלהם, שהם יכולים להרגיש בה חופשיים, ימצאו אכסניות אחרות לפעילותם, ולא ייצרו תוכן.

Wenger, E. (1998). Communities of practice: Learning, meaning and identity

ב-2020 תהיה התעוררות משמעותית בתחום

מתוך הרצאתה של ד"ר מוריה לוי  

ד"ר מוריה לוי :

"קהילות הידע – אותן פלטפורמות שמאפשרות לעובדים ולמנהלים לשתף בהן את הידע עם עמיתיהם, וכתוצאה מכך ליצור הפריה הדדית. "קהילות ידע הן דבר שמדברים עליו מתחילת חיי האינטרנט, והרבה מאוד שנים הן התרוממו נפלא בחוץ, אבל לא הצליחו להתרומם במרבית הארגונים", אמרה ד"ר לוי. "כתוצאה מכך, בחלק מהם נזנחו הקהילות הללו. ב-2020 תהיה התעוררות משמעותית בתחום, וכבר רואים את החלוצים בכך. יהיה יישום מחודש של קהילות ידע בארגונים. יש לכך שתי סיבות: הראשונה היא טכנולוגית – כלי Teams החדש של מיקרוסופט, שמשנה את המשחק (Game changer) לעומת הכלים הנוכחיים. הסיבה השנייה היא שיש בשלות חברתית-אנושית לניהול הידע ולאופנים שאפשר לעשות זאת באמצעותם – למשל ווטסאפ".

ד"ר מוריה  לוי , מובילת תחום ניהול הידע בישראל 

"בשורה נוספת מצויה בפלטפורמות הדיגיטליות", אמרה ד"ר מוריה לוי . "הפלטפורמות האלה קיימות כמעט מתחילת ניהול הידע, אבל בעוד שפעם, הפלטפורמה הכי מתקדמת לשיתוף ידע הייתה אאוטלוק, כיום יש חידושים – למשל, הענן. יותר ויותר ארגונים עוברים לפלטפורמות ענן ומובייל, שמהוות קפיצת מדרגה משמעותית גם בניהול הידע".

לדבריה, אם בעבר מיקרוסופט שלטה בשוק זה עם שייר-פוינט, כיום יש פלטפורמות פשוטות וזולות יותר, שארגונים מעדיפים אותן.

עוד ציינה ד"ר  מוריה לוי כי בשנה הקרובה תהיה בארץ התפתחות בתחום הסטנדרטיזציה לניהול ידע – הן מאחר שזה "חם" בעולם והן עקב קיומו של תקן לתחום זה בעברית, שהוא בינלאומי."

מקור

פלטפורמות טכנולוגיות חדשניות לניהול קהילות ידע

Slack

 Slack שירות לתקשורת פנים ארגונית שמזכיר יותר את ווטסאפ. הממשק נוח וקל לשימוש והוא מורכב מערוצים, כך שאפשר בקלות לנווט בהם. בדרך זו אפשר ליצור קשר עם אנשים בהודעה פרטית או בקבוצות כלליות.

זו אפליקציה שמיועדת לניהול ממוחשב של תקשורת בין צוותים. האפליקציה מנסה לרכז את כל המשימות, לוח הזמנים והשיחות הווירטואליות של הצוות תחת קורת גג אחת. 

 פלטפורמה נוספת המספקת שירותים דומים היא Teams של מיקרוסופט שהושקה במרץ 2017. Teams הוא יישום צ'אט ייעודי למקומות עבודה המאפשר שיתוף תכנים, ניהול שיחות קוליות באמצעות Skype (גם של מייקרוסופט), עריכת מסמכים משותפים וניהול שיחות בקבוצות מצומצמות לפי נושאים. קיימות עוד מספר אופציות ביישום והוא שווה בדיקה.

גם פייסבוק הצטרפה לזירה ונתנה פייט מכובד עם Workplace, רשת חברתית המתמקדת בארגונים ומקומות עבודה. מדובר בחשבון פייסבוק הפועל בנפרד מהחשבון האישי, אך הממשק די דומה לו ומכיל פיד חדשות, קבוצות וצ'אטים. הפיצ'ר המוביל בתכנה היא אפליקציית Work Chat של פייסבוק שמאפשרת לדבר עם עמיתים לעבודה דרך מסנג'ר. המסנג'ר כולל אפשרויות של הוספת קבצים, הודעות קוליות ומיקום. בניגוד לסלאק ו- Teams החינמיות, האופציה של פייסבוק בגרסת הפרימיום כוללת תשלום חודשי שמשתנה בהתאם למספר העובדים בחברה. יש גם אופציה חינמית להרשמה, אך היא לא כוללת את כל הפיצ'רים הקיימים בגרסת הפרימיום.

מקור : לילך בן משה ,  2018

Yammer

Yammer  היא אחת מהרשתות החברתיות העוצמתיות ביותר, שמיועדת בעיקר למגזר העסקי, וכן, סביר להניח שאף פעם לא שמעתם עליה.

הדרך הכי קלה לתאר את יאמר היא בשתי מלים: “פייסבוק לעסקים”. ובאמת, זה נראה בערך ככה. מהרגע בו נכנסתם לממשק אתם יכולים להזמין אנשים (אבל רק כאלה בעלי כתובת מייל הזהה לזו של מקום עבודתכם), ושם תוכלו לנהל פיד משותף, קבוצות עניין, צ’ט ועוד. בקיצור, פייסבוק. אבל למעשה, יאמר זה הרבה יותר מרק רשת חברתית.

קודם כל, המערכת מאפשרת ריבוי רשתות. מה זה אומר?, אל הרשת שלכם יכול להצטרף רק מי שכתובת המייל שלו היא כתובת מייל תקנית של מקום העבודה, זאת אומרת, במלים אחרות, חבר לעבודה. אבל זה לא יפריע לכם לכונן רשתות חיצוניות, אליהן יוכל להצטרף כל מי שתזמינו (ורק הוא). כך תוכלו לנהל רשת של ספקים, רשת של לקוחות, ואפילו רשת של זוכים במבצע הרשת האחרון. בצורה כזו תוכלו לתקשר איתם והם איתכם, בלי חשש לחשיפת מידע מסווג.

שיפור נוסף והיברידי משהו הוא השימוש בתגיות. נכון, האש-תאגז זה משהו שאנחנו רגילים לו מעולם הטוויטר, ופה מדובר בדמוי פייסבוק, ועדיין. לכל פוסט שתפרסמו תוכלו להצמיד תגיות חיוניות, והמערכת תדע לשלוף אותן לפי פקודה. מאוד נוח כשמדובר בתגיות כמו #תקציב2013 או #רשימתמתנותלעובדים.

הקישורית ל”אנשים” תוביל אתכם למאגר נתונים מלא של כל אדם ואדם החברים ברשת, הכולל אפשרויות חיפוש נוחות מאוד. זה אולי לא רלוונטי כשאתם סטארטאפ של חמישה עובדים, אבל רק דמיינו את מנכ”ל גוגל מחפש עובד. בנוסף, החיפוש לא רץ רק על שמות העובדים והמחלקות, אלא גם על רשימת יכולות אותה ניתן לעדכן בדף הפרוייקט. בצורה כזו תוכלו לאתר את האדם הנכון למשימה, או לחלופין, לא להטיל את המשימה שתכננתם עבור משה כהן המתכנת על כתפיו של משה כהן, כלכלן. אפשרות נוספת, שלוקחת את הפייסבוק צעד אחד קדימה, היא האפשרות לשתף קבצים מבלי לאלץ את המשתמשים לחפש את אותה ההודעה בכל פעם מחדש. בכל פעם שתעלו קובץ, הוא יישמר בתיקיית הקבצים, זמין לכל דורש. בנוסף, המשתמשים איתם שיתפת את הקובץ יקבלו הודעה בכל פעם שהוא מתעדכן. יותר מזה? כן, יש יותר מזה. בדומה למסמכים המשותפים של גוגל למשל, גם כאן תוכלו לערוך מסמכים יחדיו.

עוד פיצ’ר, חדש ונוצץ היישר מהמעבדות, נקרא “אינבוקס” והוא מכיל… לא, לא רק הודעות אישיות, אלא את כל השיחות בהן המשתמש הוזכר. בשיטה זו אין צורך שתעברו על כל הפיד מחדש, מספיק לסרוק את האינבוקס ותוכלו לדעת במה אתם צריכים להתעסק.

אנחנו חיים בעולם המודרני, תאמרו, האתר הזה, גאוני ככל שיהיה, מתקיים רק על הדפדפן, מה עם כל השאר? אז זהו, שליאמר יש אפליקציות התואמות את כל הסמארטפונים, החל מאייפון וכלה בווינדוז פון.

מקור וקרדיט

ראה גם:

Microsoft's Yammer collaboration tool gets major redesign | ...

רשת חברתית ארגונית של Yammer‏ | Microsoft Office 365

מה בין קהילות פייסבוק לקהילות עובדים

קבוצות הפייסבוק תוססות, זו עובדה. הסביבה הקהילתית הנוצרת ברשתות החברתיות מראה איך אפשר לייצר מערכות יחסים של אמון, תקשורת טובה, שיתוף, וחברויות וירטואליות בין חברי הקהילה. גם אנשי הארגונים נמצאים בקבוצות, הם מסתכלים בעיניים כלות על היחסים הקהילתיים הנוצרים, מבינים את היתרונות ורואים את ההזדמנויות - "אם זה עובד בקבוצות הפייסבוק, והעובדים גם כך נמצאים שם, למה לא להעתיק את ההצלחה אל תוך הארגון?"

 מתברר ששיכפול ההצלחה של קהילות הפייסבוק להקמה של קהילות עובדים הוא לא כל כך טריוויאלי ולא מעשי. חוץ מהמילה 'קהילה' בשני המושגים אין הרבה משותף בין שתי הקבוצות.

קהילות פייסבוק צומחת מלטה למעלה. ככל שיותר חברים מצטרפים, כך גדלה כוחה של הקהילה והפופולריות שלה.

 בארגונים זה הפוך, למעלה למטה. אם תהיה נוכחות אקטיבית של מנהלים כך העובדים יבינו כי הארגון לוקח ברצינות את הקמת הקהילה ויותר ויותר עובדים יצטרפו (או יסכימו שיצרפו אותם).כאשר הקהילה בארגון קמה ללא השתתפות מנהלים, זה מוריד את חשיבות הקהילה בעיני העובדים ועבורם זו עוד אחת מיוזמות הארגון. ארגונים צריכים לאתר ו"לגייס" מנהלים שיהיו נוכחים בקהילה וישתתפו בה (גם אם השתתפות מינורית, העיקר שהעובדים יודעים שהם שם).

מקור וקרדיט : אריק רייזר

סיפורי הצלחה

הקהילות הרפואיות באתר כמוני

אתר כמוני פונה ל-24 קהילות, כל אחת מאגדת גולשים תחת מכנה משותף: מצב או מחלה כרונית.

כמוני הינה רשת חברתית בנושאי בריאות המונה מעל 50,000 משתמשים רשומים, היא הוקמה על ידי מכון גרטנר, מכון מחקר לאומי לחקר אפידמיולוגיה ומדיניות בריאות בישראל. 

כמוני מהווה מאגר ידע עצום בנושאים רפואיים המתקבל בקהילות באמצעות המשתמשים עצמם ושותפים בו רופאים ומומחים מקצועיים התורמים מהידע והניסיון המקצועי שלהם. קהילת כמוני נהנית ממידע עדכני, מהימן ומרשת חברתית דינמית ותומכת. בקהילה 

כל הקהילות באתר כמוני

משרד העבודה והרווחה – קהילות הידע

קהילות ידע מקוונות אשר נמצאות בשימוש במשרדי הממשלה הן זן נדיר. הקהילות של משרד העבודה והרווחה הוקמו כדי לשפר חשיפת מידע והפצתו, וכן כדי לשפר את ההיכרות של אנשי מקצוע אחד עם השני ולהגביר את תחושת הסולידריות ביניהם.

קהילות הידע במשרד העבודה והרווחה מהוות במה אינטרנטית לשיח וללמידה בתחומי הרווחה השונים. כיום פועלות באתר כ-30 קהילות ידע במגוון נושאים ובהן חברים כ-11,000 עובדים ממקצועות מגוונים בשירותי הרווחה השונים, כשהיקף הפעילות בקהילות נמצא במגמת עלייה מתמדת.

כבר לפני 12 שנה יזם מר יקותיאל צבע מנהל האגף למחקר, תכנון והכשרה של משרד הרווחה את קהילות הידע במשרד העבודה והרווחה ולקח להם לפחות 10 שנים להתגבש כבמה לחילופי ובניית ידע .

מטרת משרד הרווחה בהקמת הקהילות המקוונות המקצועיות הייתה לספק פלטפורמה חדשה לחלופה של ידע וזרימת ידע, בעיקר לטובת עובדים סוציאליים שלא נמצאים בסביבה מקצועית עשירה .

בניגוד למקצועות אחרים שהעבודה בהם מבוססת מחשב, רבים מהעובדים הסוציאליים החברים בקהילת הידע נמצאים רוב הזמן בשטח, מתמודדים עם מטופלים משכבה סוציו-אקונומית נמוכה שלעתים קרובות חיים בתנאים קשים.

מקור :

ד"ר אזי  לב-און ואודליה אדלר, " מכשולים ביצירת קשרים ואמון בקהילות מקוונות , איגוד האינטרנט הישראלי , 4 למאי 2015.

קהילות הידע הוותיקות במשרד העבודה והרווחה החליפו לאחרונה בית לפלטפורמה חדשנית, אינטראקטיבית ומלאת אפשרויות.

קהילות הידע | משרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים

 משרד העבודה והרווחה השיק לאחרנה רשת חברתית-ארגונית חדשה עבור אנשי מערך הרווחה בישראל בפלטפורמת ה-WorkPlace מבית פייסבוק.

זהו המשרד הממשלתי הראשון בישראל לעבור לסביבה הדיגיטלית שמציעה WorkPlace לניהול קהילות מקצועיות, שיחות בין עובדים וקיום דיונים וקבוצות. 

לדבריה של מובילת המהלך, מיטל ויצמן צברי הממונה על תחום ניהול הידע באגף מחקר ניהול והכשרה, ממשלת ישראל היא השנייה בעולם להצטרף לשירות החדש מבית היוצר של פייסבוק, לאחר ממשלת סינגפור. "ההצטרפות נועדה לשדרג את המערך הישן שבעקבות מגבלות טכנולוגיות לא זכה למעורבות גבוהה מצד ציבור אנשי הרווחה בישראל. בחרנו להשקיע במעבר לפלטפורמה שתגלם את כלל התקשורת המקצועית של עובדי הרווחה מתוך הבנה שניהול הידע והעברתו הם הרווחה של השנים הללו וודאי של העתיד".

קהילות הידע יאפשרו לאנשי המקצוע  במשרד העבודה והרווחה לשוחח ולהתייעץ באופן מקוון עם עמיתים בכל רחבי הארץ, לצור קשרים ושיתופי פעולה מקצועיים, לפתח ידע באופן מתמיד ולהנגישו. מזה 12 שנה, מפעיל משרד העבודה והרווחה 33 קהילות ידע שונות לפי תחומים ולפי אוכלוסיות יעד, המונות כ- 17,000 עובדים. החברים באותן קבוצות דיון משתייכים לארגונים, משרדי ממשלה, רשויות מקומיות, ארגוני מגזר שלישי ולעסקים פרטיים כמו עובדים סוציאליים, פסיכולוגיים, עובדי הוראה ועוד.

ויצמן צברי תיארה את היתרונות שמגלם המעבר לפלטפורמה החדשה. "רצינו לאגד את כל דרכי ההתקשרות של התורמים לרווחה בישראל, שלא יקפצו בין המייל, קבוצת הוואטס-אפ של המשרד, הקהילה ברשת – אלא שכל אלו ירוכזו בממשק שיהיה זמין עבורם גם במובייל.

לפי נתוני הלמ"ס במדינה ישנם כ-85 אלף עובדי רווחה – רק כ-17 אלף מהם רשומים עד כה ועוד פחות מהם פעילים, את הנתון הזה רצינו לשנות".

משרד העבודה והרווחה הינו מהראשונים בישראל להצטרף למספר רב של ארגונים מחו"ל המשתמשים במערכת שמציעה פייסבוק בתשלום בדרך כלל, גופים גדולים בהם חברות הענק Walmart, Starbucks, Colombia ועוד. עם זאת, ההסדר שהשיג המשרד הממשלתי באמצעות סיוע הג'וינט מעניק לו רישיון שימוש והפעלה חינמי – הצעה שביטלה את האפשרויות שנבחנו ליצירת פלטפורמה דומה בהתקשרות חברות אחרות, מהן שתיים ישראליות.

מערכת ה- WorkPlace דומה במאפייניה לרשת החברתית שמציעה פייסבוק, אולם בה הדגש הוא על מקום העבודה ומידע שייך לאותו ארגון ולא לענקית הרשת. לדבריה של הממונה על המהלך כבר היום חודשים ספורים לאחר תחילת הפיילוט ניתן לראות נתונים חיוביים המעידים על שינוי ארגוני שתחולל המערכת. "1,500 עובדים נכללו בפיילוט ש-52% בחרו להתחבר במקביל גם בנייד. עד כה, נפתחו כ-45 קהילות והנתונים עומדים על 100 פוסטים לפחות בשבוע", הציגה ויצמן צברי. "אנחנו פועלים על בסיס הידע שקיים היום בכל הנושא של ניהול קהילה אינטרנטית וגם מגייסים את האנשים שמתמחים בזה כדי שכל אדם שייכנס לקהילה יראה שישי באמת פעילות ומגוון קולות".

מקור

קצת קורטוב של מלח על התהליך : ממידע לידע

האינטרנט בכלל ואתרים של קבוצות דיון וקהילות בפרט הם מאגרים המכילים פריטי מידע ונתונים (למשל סיפורים, רשימות, תמונות, מצגות, תכניות והקלטות) , שהמשתתפים וארגונים וגופים ממוסדים העלו לאתר או שהורדו אליו ממקורות חיצוניים. אלא שאוסף עצום זה של פריטי מידע אינו מהווה מאגר של ידע; הנתונים ופריטי המידע שבו אינם תלויים זה בזה, ולעתים קרובות הם גם חסרי הֵקשר ואינם מאורגנים באופן המציג גוף ידע קוהרנטי. 

בניית ידע מתוך מצבורים אלו  בקהילה מתוקשבת היא בעיקרה תהליך אישי של הלומד/עובד: עליו לקשר בין פריטי המידע וליצור בעבורם הקשרים אישיים. 

האתגר העיקרי של המשתמש נוכח המידע באתרים של קהילות וקבוצות עניין בפרט הוא להפיק ידע מתוך המידע שבהם, אך בספרות ובקרב לומדים/עובדים רבים יש בלבול וחוסר הבחנה ברורה בין נתונים, מידע וידע.

ניהול יתר והכְוונה מוגזמת

קהילות ידע בכלל וקהילות ידע מקוונות תלויות לא מעט ביחידים בולטים, בהם 'משוגעים לדבר', ובעדכון מתמיד של אירועים שהם מוקדי עניין. יש כאן גם אתגר ניהולי איך יוצרים חיּות, המשכיות והתחדשות ברשת  להיגרר לניהול-יתר והכְוונה מוגזמת.